Denn das ist der Anfang vom Ende. Das Hamsterrad beginnt sich zu drehen und wird immer schneller, wenn Sie jetzt nicht aktiv Ihre Gedanken ausbremsen. Ohne Erholung am Wochenende und natürlich an den Abenden unter der Woche brennen Sie langsam, aber sicher aus. Vielleicht nicht im ersten Jahr, aber glauben Sie mir, es wird kommen. Das ist Ihnen bestimmt auch schon bekannt, aber ganz ehrlich, so unter uns, als Führungskraft muss man nun mal leider auch öfter am Wochenende noch Dinge erledigen. Das ist halt so, das geht mir nicht anders.

Wie Sie trotzdem Ihr Wochenende genießen können, lesen Sie hier.

 Mein Tipp: Machen Sie es wie die großen Unternehmen, die am Jahresende eine Bilanz ziehen. Nur ändern Sie die Frequenz und ziehen Sie deshalb jeden Freitag, bevor Sie das Büro verlassen, eine Mini-Wochenbilanz. Ganz im Stillen und nur für Sie persönlich. Und das geht so:

Kommen Sie zur Ruhe und sorgen Sie dafür, dass Sie 15 bis 30 Minuten ungestört sind. Also schalten Sie Ihr Handy auf lautlos. Schließen Sie Ihre Bürotür und hängen Sie ein „Bitte nicht stören“-Schild an die Tür. Ähnlich dem, wie Sie es aus den Hotels kennen. Alternativ tut es auch ein Post-it. Schalten Sie alle Computer- und Handy-Meldungen, wie beispielsweise die Anzeige, ob gerade eine E-Mail reingekommen ist, den News-Ticker, Statistik-Boards et cetera, ab.

Nehmen Sie ein Blatt Papier und einen Schreibapparat, sprich einen analogen oder digitalen Stift, in die Hand. Beantworten Sie für sich nun die folgenden Fragen:

1. Was?
2. Wurde wann?
3. Erledigt?

Erstellen Sie im ersten Schritt eine Liste der Dinge, die erledigt sind. Schreiben Sie dabei die Inhalte nur stichwortartig auf. Mehr braucht es nicht. Es soll ja schnell gehen und nicht in eine Schreibübung ausarten.

Im zweiten Schritt machen Sie noch mal einen kurzen Wochenrückblick und betrachten die Themen, die Sie angefangen haben. Notieren Sie sich den Fertigstellungsgrad in 25 %-Schritten und die notwendigen Schritte, die zur vollständigen Abarbeitung der Aufgabe zu tun sind. Beachten Sie dabei, dass Sie bei diesen Überlegungen nicht die Aufgaben erledigen sollen, sondern sich lediglich einen Überblick verschaffen sollen. Am besten geht dies, wenn Sie die folgende Checkliste verwenden beziehungsweise diese entsprechend Ihren Bedürfnissen adaptieren.

1. Was ist noch offen?
2. Warum muss ich es erledigen?
3. Bis wann muss ich es erledigen?
4. Muss ICH es erledigen?
5. Und wenn nicht ICH, an wen kann ich es dann delegieren?
6. Was braucht derjenige, um die Aufgabe endgültig zu erledigen?
7. aktueller Fertigstellungsgrad: 25 %, 50 % oder 75 %
8. Was ist noch zu tun, um die Aufgabe abzuschließen?
9. Welche Fragen sind inhaltlich noch ungeklärt?
10. Mit wem muss ich oder jemand anderes noch was abstimmen?
11. Was braucht es sonst noch, um die Aufgabe endgültig zu erledigen?
12. Joker-Frage: Muss ich die Aufgabe am Wochenende erledigen? JA oder NEIN?
13. Welche Priorität hat die Aufgabe in der nächsten Woche? hoch – mittel – niedrig
14. Welche Kritikalität hat die Erledigung der Aufgabe? heikel – geht so – unbedeutend

Gerade mit der Frage nach dem WARUM hinterfragen Sie die Notwendigkeit dieser Aufgabe. Eventuell kommen Sie vielleicht zum Entschluss, dass die Erfüllung der Aufgabe nicht mehr benötigt wird. Gratuliere, dann hat sich diese Aufstellung schon gelohnt. Falls nicht, dann haben Sie nun auf jeden Fall einen guten Überblick bekommen und wissen jetzt genau, womit Sie am Montag starten müssen. Das ist ein tolles Gefühl und macht den Kopf klar. Und die Frage, die Ihnen zu Beginn Kopfzerbrechen bereitet hat, ist nun auch geklärt, nämlich: Was müssen Sie am Wochenende an Aufgaben erledigen – oder eben auch nicht?

Die Vorteile sind:

• Sie sehen, was Sie wirklich diese Woche geschafft haben. Und deshalb sollten Sie sich als Erstes gratulieren! Und zwar zur Erledigung all der Dinge, die Sie in dieser stressigen Woche erledigt haben. Am besten klopfen Sie sich dabei nicht nur gedanklich auf die Schulter.
  Und wie sieht nun Ihre Belohnung aus? Das wäre doch ein toller Gedanke für den Nachhauseweg, oder?

• Sie bekommen den Kopf frei und schleppen kein schlechtes Gewissen und keine negativen Gedanken an unerledigte Aufgaben mit ins Wochenende.

• Sie räumen geistig auf. Für mich ist es wie abwaschen und den Müll wegbringen. Einige Dinge werden dabei erledigt und andere kommen nach vorne zum Trocknen. Das Schöne ist, wenn Sie diesen Wochenrückblick gemacht haben, wissen Sie genau, was zu tun ist. Damit sind Ihre Gedanken auch gebündelt. Und falls Sie beim Sonntagsspaziergang dann doch ins Nachdenken kommen, denken Sie so vorsortiert und gezielt. Kurzum, die Gedanken sind effizienter.

• Der „gefühlte“ Aufgabenberg wird kleiner.

• Sie haben nun die perfekte To-do-Liste für die nächste Woche erarbeitet.

• Sie haben einen Überblick über alle noch offenen Themen und brauchen keine Angst zu haben, dass Themen verloren gehen.

• Sie haben eine ausgearbeitete Delegationsliste, mit deren Hilfe Sie am Montag viele Aufgaben vom Tisch bekommen.

• Sie kennen die Prioritäten und wissen, wie wichtig und kritisch Ihre Aufgaben sind.

Die Nachteile sind:

• Sie müssen diese Betrachtung wirklich jede Woche vornehmen.
• Die Bilanz kostet Zeit.
• Sie brauchen Disziplin, damit Sie die Aufstellung machen und nicht gleich die Aufgaben erledigen.

Fazit

Logik und Disziplin schlagen Verstand!? Nee, so hart würde ich es nicht sehen wollen, aber irgendwo dazwischen liegt die Wahrheit. Wenn man vor lauter Wald den einzelnen Baum nicht mehr sieht, dann hilft nur ein systematisches Vorgehen, mit dessen Hilfe Sie Ihre Gedanken strukturieren, sortieren und in nützlich und schädlich aufteilen können. Mithilfe des Wochenrückblicks und der Checkliste können Sie bereits diese Woche damit beginnen und für ein erholsames Wochenende sorgen.